Cách viết hồ sơ xin việc – Hành trang tìm việc cho Gen Z

Bạn chưa biết cách viết hồ sơ xin việc? Bạn từng lướt qua vài bài đăng tuyển dụng và hoang mang với mớ giấy tờ cần chuẩn bị, đừng lo bạn không hề cô đơn đâu. Sự thật là rất nhiều bạn Gen Z - đặc biệt là sinh viên mới ra trường đều cảm thấy “lạc lối” khi lần đầu viết hồ sơ xin việc.

Với chuyên mục Hành trang hướng nghiệp lần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách viết hồ sơ xin việc từ A đến Z rõ ràng, dễ hiểu và cực kỳ phù hợp với Gen Z. Dù bạn chưa có kinh nghiệm, vẫn có thể tạo được một bộ hồ sơ đủ “xịn sò” để ghi điểm với nhà tuyển dụng.

Hồ sơ xin việc là gì? Gồm những gì?

Hồ sơ xin việc là tập hợp các tài liệu quan trọng, trình bày một cách có hệ thống thông tin của bạn

Hiểu một cách đơn giản và trực quan, hồ sơ xin việc là tập hợp các tài liệu quan trọng, trình bày một cách có hệ thống thông tin cá nhân, trình độ học vấn, những kỹ năng nổi bật và kinh nghiệm làm việc (nếu có) của bạn.

Mục đích chính của bộ hồ sơ này là giúp bạn thể hiện năng lực và sự phù hợp của mình với nhà tuyển dụng, từ đó thuyết phục họ rằng bạn là ứng cử viên sáng giá cho vị trí đang tuyển. Một cách làm hồ sơ xin việc chỉn chu và hiệu quả sẽ là lợi thế lớn, giúp bạn tiến gần hơn đến vòng phỏng vấn.

Vậy, một bộ hồ sơ xin việc gồm những gì để đảm bảo tính đầy đủ và chuyên nghiệp? Dưới đây là danh sách các tài liệu cơ bản bạn cần chuẩn bị:

CV (Curriculum Vitae): Đây chính là tài liệu quan trọng nhất, tóm lược quá trình học tập, kinh nghiệm làm việc (bao gồm cả các hoạt động ngoại khóa, dự án cá nhân có liên quan), và các kỹ năng cốt lõi của bạn.
Đơn xin việc (Cover Letter): Nếu CV cung cấp thông tin một cách súc tích, thì đơn xin việc là nơi bạn trình bày rõ hơn về nguyện vọng nghề nghiệp, lý do bạn quan tâm đến vị trí ứng tuyển và những giá trị bạn có thể đóng góp cho công ty.
Bản sao công chứng bằng cấp, chứng chỉ: Đây là những tài liệu xác thực quá trình đào tạo và các kỹ năng bạn đã tích lũy. Bao gồm bằng tốt nghiệp đại học/cao đẳng, các chứng chỉ ngoại ngữ (ví dụ: IELTS, TOEIC), tin học (MOS, IC3), hoặc các chứng chỉ chuyên ngành liên quan.
Sơ yếu lý lịch (có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền tại địa phương): Đây là tài liệu cung cấp thông tin chi tiết về nhân thân và quá trình hoạt động của bạn, có giá trị pháp lý khi được xác nhận bởi chính quyền địa phương.
Ảnh chân dung (thường là 3x4 hoặc 4x6): Một bức ảnh thẻ rõ nét, trang phục lịch sự sẽ giúp nhà tuyển dụng có hình dung ban đầu về bạn. Luôn kiểm tra yêu cầu cụ thể từ nhà tuyển dụng về ảnh thẻ. Chuẩn bị một bức ảnh chỉn chu cũng là một phần trong cách làm hồ sơ xin việc chuyên nghiệp.
Giấy khám sức khỏe: Một số công ty, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn hoặc những vị trí có yêu cầu đặc thù, sẽ cần giấy khám sức khỏe để đảm bảo bạn đủ điều kiện làm việc. Được yêu cầu bổ sung sau khi bạn đã qua vòng phỏng vấn hoặc theo quy định riêng của từng công ty.

Cách viết hồ sơ xin việc đúng là thế nào?

Cùng tìm hiểu cách viết hồ sơ xin việc đúng

Sau khi đã biết hồ sơ xin việc gồm những gì, giờ là lúc chúng ta "zoom" vào chi tiết cách chuẩn bị từng loại giấy tờ sao cho thật chuyên nghiệp và ghi điểm. Đây chính là cốt lõi của cách viết hồ sơ xin việc hiệu quả.

CV - Chinh phục nhà tuyển dụng từ ánh nhìn đầu tiên

CV chính là "gương mặt đại diện" của bạn trong bộ hồ sơ. Một chiếc CV được đầu tư kỹ lưỡng sẽ giúp bạn nổi bật giữa hàng trăm ứng viên khác và mở ra cơ hội phỏng vấn. Do đó đây là tài liệu họ thường xem xét đầu tiên.

Một CV "chuẩn chỉnh" sẽ bao gồm các phần sau:

Thông tin cá nhân (Personal Info): Rõ ràng, chính xác (Họ tên, ngày sinh, số điện thoại, email, địa chỉ liên hệ). Có thể thêm link LinkedIn hoặc portfolio online nếu có.
Mục tiêu nghề nghiệp (Career Objective/Summary): Ngắn gọn, thể hiện rõ định hướng và mong muốn của bạn, đồng thời cho thấy sự liên quan đến vị trí ứng tuyển.
Trình độ học vấn (Education): Tên trường, chuyên ngành, niên khóa... liệt kê theo thứ tự thời gian mới nhất trước.
Kinh nghiệm làm việc và Dự án nổi bật (Work Experience/Projects): Với người đã có kinh nghiệm hãy lệt kê công ty, vị trí, thời gian làm việc. Đối với sinh viên mới ra trường/ít kinh nghiệm, đừng ngần ngại đưa vào các công việc làm thêm, thực tập... có liên quan đến kỹ năng hoặc vị trí ứng tuyển.
Kỹ năng (Skills): Bao gồm cả kỹ năng cứng (chuyên môn, ngoại ngữ, tin học) và kỹ năng mềm (giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề). Hãy chọn lọc những kỹ năng liên quan nhất đến công việc.
Hoạt động ngoại khóa (Activities): Nếu các hoạt động này thể hiện được kỹ năng, sự năng động hoặc phẩm chất tốt của bạn.
Người tham chiếu (References): Ghi "Sẵn sàng cung cấp khi có yêu cầu" hoặc liệt kê thông tin người tham chiếu (nếu bạn đã có sự đồng ý của họ).

👉 Mẹo: Hãy sử dụng động từ hành động mạnh mẽ như "Phát triển...", "Quản lý...", "Thực hiện...", "Phân tích...", đồng thời chú ý hạn chế các thông tin không cần thiết và lỗi sai chính tả trong quá trình chuẩn bị CV.

Đơn xin việc - Lời chào và câu chuyện của riêng bạn

Đơn xin việc không phải là bản tóm tắt lại CV mà là nơi để thể hiện rất nhiều thứ

Đơn xin việc không phải là bản tóm tắt lại CV, mà là nơi bạn "kể chuyện" nhiều hơn, thể hiện cá tính, sự hiểu biết về công ty và niềm đam mê với vị trí. Hãy nhớ bố cục "vàng" cho một đơn xin việc thuyết phục sẽ như sau:

Phần mở đầu: Lời chào trang trọng (Kính gửi Anh/Chị [Tên người quản lý tuyển dụng/Bộ phận Tuyển dụng]), giới thiệu bản thân và vị trí bạn ứng tuyển (nêu rõ nguồn thông tin tuyển dụng).
Phần thân bài (2-3 đoạn): Nêu bật lý do bạn quan tâm đến vị trí và công ty, thể hiện sự tìm hiểu của bạn về doanh nghiệp đồng thời trình bày những kinh nghiệm, kỹ năng, thành tích nổi bật nhất của bạn mà đáp ứng yêu cầu công việc, liên kết chúng với những gì công ty đang tìm kiếm.
Phần kết: Tái khẳng định sự quan tâm và mong muốn được trao cơ hội phỏng vấn. Lời cam kết (nếu có) và lời cảm ơn chân thành tới nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem xét hồ sơ.
Chữ ký: Họ tên đầy đủ.

❗Lưu ý: Nhà tuyển dụng đọc rất nhiều đơn xin việc, do đó một lá đơn chung chung, copy-paste từ các mẫu trên mạng sẽ dễ dàng bị bỏ qua. Hãy dành thời gian đầu tư để cá nhân hóa nội dung, thể hiện được màu sắc riêng và sự chân thành của bạn.

Bằng cấp, chứng chỉ & các giấy tờ bổ sung

Đây là những minh chứng cụ thể cho những gì bạn đã khai trong CV và đơn xin việc.

Đảm bảo chất lượng hiển thị: Các bản sao cần rõ ràng, không mờ nhòe, đầy đủ thông tin, nếu gửi hồ sơ online, hãy scan thành file PDF chất lượng tốt.
Sắp xếp khoa học, dễ theo dõi: Bằng cấp cao nhất trước, sau đó đến các chứng chỉ theo mức độ quan trọng hoặc liên quan đến vị trí ứng tuyển. Nếu có nhiều, bạn có thể tạo một mục lục nhỏ.
Chuẩn bị bản song ngữ (nếu cần): Nếu công ty yêu cầu hoặc bạn ứng tuyển vào môi trường quốc tế, việc chuẩn bị sẵn các bản dịch công chứng (Anh-Việt hoặc ngôn ngữ khác theo yêu cầu) cho bằng cấp, bảng điểm là cần thiết.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các loại giấy tờ trên sẽ vừa giúp bộ hồ sơ xin việc của bạn trở nên hoàn hảo hơn vừa thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với cơ hội việc làm và nhà tuyển dụng.

Gen Z thường gặp lỗi gí khi viết hồ sơ xin việc?

Khi viết hồ sơ xin việc, những lỗi nhỏ tưởng chừng vô hại lại có thể khiến bạn mất điểm trầm trọng

Một bộ hồ sơ xin việc được chuẩn bị kỹ lưỡng có thể là tấm vé vàng đưa bạn đến gần hơn với công việc mơ ước. Tuy nhiên, có những lỗi nhỏ tưởng chừng vô hại lại có thể khiến bạn mất điểm trầm trọng. Nghề Hot đã tổng hợp 5 "red flags" mà Gen Z cần đặc biệt lưu ý để tránh xa:

Lỗi chính tả, diễn đạt

Đây là lỗi cơ bản nhất nhưng lại cực kỳ phổ biến. Một CV hay đơn xin việc đầy lỗi chính tả, câu cú lủng củng, diễn đạt khó hiểu sẽ ngay lập tức khiến nhà tuyển dụng đánh giá bạn là người thiếu chỉn chu, cẩu thả và không thực sự đầu tư vào cơ hội này.

👉 Cách né lỗi: Thực hiện kiểm tra kỹ lại hồ sơ, có thể đọc đi đọc lại nhiều lần trước khi gửi hoặc đưa cho bạn bè, người thân hoặc mentor đọc và góp ý. Bạn cũng có thể tận dụng các công cụ kiểm tra chính tả, ngữ pháp online để hỗ trợ nhưng đừng phụ thuộc hoàn toàn, hãy tự mình kiểm tra lại.

Dùng từ ngữ quá suồng sã

Cần đảm bảo hồ sơ xin việc phải mang tính chất chuyên nghiệp

Gen Z có ngôn ngữ giao tiếp hàng ngày rất sáng tạo và thoải mái, điều đó thật tuyệt! Tuy nhiên, hồ sơ xin việc là một văn bản mang tính chất chuyên nghiệp. Việc sử dụng từ ngữ quá thân mật, tiếng lóng, teencode, hay những từ viết tắt không phổ biến có thể khiến bạn trông thiếu nghiêm túc và không phù hợp với văn hóa công sở.

👉 Cách né lỗi: Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, rõ ràng và mạch lạc, đồng thời nói không với từ ngữ chỉ dùng trong giao tiếp bạn bè hoặc mạng xã hội.

Gửi file CV sai định dạng

Nếu bạn sử dụng File .docx (Word) để gửi đơn CV có thể phát sinh lỗi font chữ, xô lệch bố cục, thậm chí là không mở được khi nhà tuyển dụng xem trên một thiết bị khác với thiết bị bạn soạn thảo. Điều này tạo ra trải nghiệm không tốt và khiến hồ sơ của bạn trông thiếu chuyên nghiệp.

👉 Cách né lỗi: Sau khi hoàn thiện CV (và các tài liệu khác) hãy luôn lưu và gửi dưới định dạng PDF do sẽ giữ nguyên định dạng thiết kế của bạn trên mọi thiết bị và luôn nhớ đặt tên file rõ ràng.

Thông tin cá nhân không cập nhật

Thông tin cá nhân không cập nhật có thể khiến bạn vuột mất cơ hội "vàng"

Đây là lỗi ngớ ngẩn nhưng lại có thể khiến bạn vuột mất cơ hội "vàng". Nếu nhà tuyển dụng không thể liên lạc được với bạn qua email hay số điện thoại bạn cung cấp, mọi nỗ lực trước đó coi như "đổ sông đổ bể".

👉 Cách né lỗi: Kiểm tra kỹ lưỡng, đảm bảo email và số điện thoại bạn cung cấp là chính xác và đang được sử dụng thường xuyên. Ngoài ra khuyến khích bạn ưu tiên sử dụng email có dạng chuyên nghiệp như ten.ho@email.com hoặc ho.ten@email.com thay vì những email có nickname thiếu nghiêm túc.

Mục tiêu nghề nghiệp quá chung chung

Mục tiêu nghề nghiệp là phần nhà tuyển dụng muốn thấy định hướng và sự đầu tư của bạn cho vị trí ứng tuyển. Một mục tiêu quá chung chung, mơ hồ hoặc sao chép từ trên mạng sẽ cho thấy bạn chưa thực sự tìm hiểu kỹ về công việc, công ty, hoặc thậm chí là chưa hiểu rõ bản thân muốn gì.

👉 Cách né lỗi: Tìm hiểu kỹ về công ty, văn hóa doanh nghiệp và mô tả công việc của vị trí bạn ứng tuyển. Viết mục tiêu nghề nghiệp cụ thể, ngắn gọn, liên kết được kỹ năng và mong muốn phát triển của bạn với những gì công ty đang tìm kiếm. Cho họ thấy bạn có thể đóng góp gì.

Làm thế nào để giúp hồ sơ xin việc tỏa sáng?

Cùng tìm hiểu cách để giúp hồ sơ xin việc tỏa sáng

Sau khi đã nắm vững cách viết hồ sơ xin việc và tránh được những lỗi sai không đáng có, làm thế nào để bộ hồ sơ của bạn không chỉ "qua ải" mà còn thực sự nổi bật giữa đám đông? "Nghề Hot" mách bạn vài "tuyệt chiêu" nhỏ sau đây:

Diện mạo CV: Chú ý chọn mẫu thiết kế hiện đại, thông thoáng, dễ scan, font chữ dễ đọc sẽ cho phép nhà tuyển dụng dễ dàng nắm bắt thông tin quan trọng chỉ trong vài giây lướt qua.
Tailor-made cho từng job: Việc gửi một CV cho mọi vị trí sẽ khiến nhà tuyển dụng cảm thấy bạn không thực sự nghiêm túc hoặc chưa tìm hiểu kỹ về công việc. Ngược lại, một hồ sơ được "đo ni đóng giày" cho thấy sự đầu tư, am hiểu và khao khát của bạn đối với vị trí đó.
Đính kèm link Portfolio, LinkedIn, Blog cá nhân: CV chỉ có không gian giới hạn. Việc cung cấp đường link đến các nền tảng online khác sẽ giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn sâu sắc và toàn diện hơn về năng lực, sản phẩm bạn đã làm, tư duy ngành nghề, hoặc các dự án cá nhân tâm huyết.
Kiểm tra kỹ nội dung và định dạng file: Bước cuối đơn giản nhưng lại là "chốt chặn" quan trọng để đảm bảo sự hoàn hảo cho bộ hồ sơ, tránh những lỗi không đáng có mà chúng ta đã bàn ở phần trước. Một hồ sơ không lỗi sẽ thể hiện sự cẩn thận và tôn trọng của bạn.

👉 Mẹo: Tận dụng các công cụ như Canva, TopCV, Resume.io để thúc đẩy tốc độ cũng như gia tăng giá trị cho mẫu hồ sơ xin việc của bạn.

Kết luận

Viết hồ sơ xin việc không còn là điều gì quá “đáng sợ” nếu bạn hiểu rõ mình cần chuẩn bị gì và trình bày ra sao. Hãy nhớ: một bộ hồ sơ chỉn chu không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp, mà còn là bước đầu tiên thể hiện thái độ nghiêm túc của bạn đối với công việc và tương lai.

Chúc bạn sớm tìm được công việc phù hợp với chính mình – nơi bạn có thể học hỏi, phát triển và tỏa sáng theo cách riêng! Fighting nhé Gen Z!

Hashtags: #cáchviếthồsơxinviệc #viếthồsơxinviệc #viếtCV #đơnxinviệc #hànhtrangtìmviệc #nghềhot #hướngnghiệpGenZ #xinviệclầnđầu #tìmviệcchosinhviên